Estima-se que as mil maiores empresas do Brasil realizem, cada uma, 270 eventos por ano em média, o que daria uma conta de 270 mil eventos realizados no país. Os principais estão voltados para o relacionamento externo (53%). Outra parte tem foco no público interno (26%) e é destinada à divulgação de metas e estratégias da empresa (18%), aponta pesquisa da Fanceschini Análise de Mercado encomendada pelo MPI – Meeting Professionals International. São festas fechadas, congressos, estandes em feiras, congressos, simpósios, treinamentos, convenções, viagens de incentivo, confraternização de final de ano, patrocínio de eventos culturais, esportivos e shows e coletiva de imprensa. O estudo obtido pelo Mundo do Marketing mostra uma grande evolução nos três últimos anos.

A maioria das empresas passou a ter um calendário (71%) e mais tempo para planejar o seu principal evento, passando de três para quatro meses. “Ainda tem um longo caminho a ser percorrido, mas sem dúvida houve uma grande evolução. As empresas perceberam que, além da publicidade, os eventos também são responsáveis por fortalecer a marca e fidelizar clientes”, ressalta Ricardo Buckup, Vice-Presidente de Desenvolvimento Setorial e Eventos da Associação de Marketing Promocional.

Evento agora é estratégico
Até pouco tempo atrás, evento era sinônimo de festa e comemoração. Agora, é elemento importante de comunicação e alavanca negócios. “Não é relacionamento pelo relacionamento. É um relacionamento focado em negócios. Sendo interno ou externo, um evento hoje tem objetivo. Com isso, as convenções de vendas e os lançamentos de produtos viraram mega eventos. “Uma convenção era algo muito básico. Nos últimos anos, elas passaram a ser grandes momentos, com temática e show. Saíram das salas de hotéis e foram para lugares diferenciados.

Evento como mídia
Só o Skol Folia, a plataforma voltada para eventos de axé, estima atingir 30 milhões de pessoas por ano. Os eventos com foco em mídia cresceram significativamente entre 2007 e 2009, segundo a pesquisa da Fanceschini. O que as marcas querem é extrapolar as fronteiras do evento. “A mídia não chega a 100% da população. Por isso é importante as marcas estarem presente nos eventos. Temos que fazer eventos de experiência de marca para atingir o nosso consumidor e queremos usar cada vez mais os eventos para se aproximar deles”, ressalta Ely.

Rapidez, corte de custos e retorno sobre o investimento fazem parte do novo momento do mercado de eventos corporativos. A tendência é que o tempo de planejamento seja curto. Antes havia uma programação para um grande evento com até dois anos de antecedência, o que não existe mais. Em um setor como o farmacêutico, quando um produto é aprovado, a empresa tem uma semana para fazer um evento.

Evento com Retorno sobre o Investimento
Ainda assim, trabalha-se mais na mensuração dos eventos que são estratégicos e já existe uma metodologia específica para isso. “Não é um investimento só financeiro. É um retorno comparado aos objetivos e às ações versus os resultados que a empresa espera alcançar com os eventos”. A metodologia prevê cinco passos que parecem simples para falar, mas difíceis de executar. A mais frequente mede a reação das pessoas com relação à satisfação do evento. “Todo mundo tem um questionário sobre isso. O segundo passo é mensurar o aprendizado. Avaliar o quanto as pessoas aprenderam do que foi transmitido. A terceira avaliação é quanto foi aplicado do que foi apreendido. O quarto critério é o impacto no negócio. Outra questão que precisa avançar é a da sustentabilidade. Em 2007, o tema não era nem citado entre as empresas. Hoje, até pela questão de custo, as companhias estão diminuindo o deslocamento e o tempo de duração dos eventos para gerar menos impacto no ambiente. “Há eventos que engajam as pessoas a descartarem na saída o material entregue que não será utilizado, como a própria pasta ou a sacola e o crachá que são encaminhados para reciclagem. Vai além do bloco reciclado.